Esta unidad es la unidad una de las
más importantes del curso, pues en su comprensión
y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo
sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas
para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso
esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización
de Excel.
Vamos a
profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel2003 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones
existentes o la sintaxis de éstas.
Introducir Fórmulas y Funciones
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Una función es una
fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que
opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula
que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de
entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después
de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas
o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por
un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que
devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas,
así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la
celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una
función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo
del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas
y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe
escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo
=.
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Una función como cualquier dato
se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis,
pero Excel2003 dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar
con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
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Situarse en
la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar.
Elegir
la opción Función...
O bien, hacer clic sobre el botón
de la barra de fórmulas.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Insertar función de la derecha.
Excel 2003 nos permite buscar la
función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la
función necesitada en el recuadro Buscar una
función: y a continuación hacer clic sobre el botón
, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que
incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar
una función: las funciones que tienen que ver con la descripción
escrita.
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Para que la lista de funciones no sea tan extensa
podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado
O seleccionar una categoría:, esto hará
que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría
elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de
la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar
una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic
sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en
la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción
de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre
esta función para obtener una descripción más
completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
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